כדי לתכנן את התקציב, התחילו ממספר המשתתפים וממשך הבילוי. בהצעת המחיר בדקו אם הסכום הוא לאדם, לשעה או לכל החדר, ומה הוא כולל.
כדאי לבקש מחיר כולל לקבוצה ולמשך הזמן שבחרתם. כך תוכלו לדעת כמה כל משתתף ישלם, גם כשיש מינימום הזמנה או תוספות.
מה נכנס לתקציב?
רכיב | מה לבדוק |
|---|---|
החדר וזמן השימוש | מה המחיר לקבוצה שלכם, כמה זמן הוא כולל, וכמה תעלה הארכה אם תרצו להישאר? |
מינימום הזמנה | האם נדרש סכום מינימלי או מספר משתתפים מינימלי? בדקו גם מה קורה אם מגיעים פחות אנשים. |
אוכל ושתייה | מה כלול בחבילה, מה מזמינים בנפרד והאם אפשר להביא כיבוד מהבית? |
תשלומים נוספים | האם הסכום כולל מע״מ וניקיון? אם בחרתם תוספות, בקשו לכלול גם אותן בסכום הסופי. |
כמה כל אחד משלם?
קחו את הסכום הסופי שאושר לקבוצה, הוסיפו את תקציב הכיבוד שאתם מארגנים בנפרד וחלקו במספר המשתתפים שמשלמים.
עלות למשתתף = התקציב הכולל לערב ÷ מספר המשתתפים שמשלמים
אם מספר המשתתפים משתנה, בדקו מחדש גם את הצעת המחיר וגם את החלוקה. כשהעלות לקבוצה נשארת קבועה, פחות משתתפים פירושם תשלום גבוה יותר לכל אחד.

לפני שסוגרים
בקשו סיכום כתוב של המחיר, משך הבילוי, מה כלול ותנאי הביטול. ודאו גם איך מעדכנים את מספר המשתתפים ועד מתי אפשר לעשות זאת.